Tabela de Temporalidade Documental

De forma resumida, nossa equipe segue algumas fases para elaboração da tabela de temporalidade documental:

CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL

Para elaborar uma tabela de temporalidade eficiente a primeira etapa é separar os assuntos por hierarquia de atividades e funções.

Os tipos de documentos mediante os modelos, atividades e funções devem ser nomeados, organizados conforme um código específico que servirá de auxílio para o seu arquivamento.

Para facilitar as buscas, também é preciso utilizar um índice que contenha todas as referências e códigos relacionados ao volume de documentação arquivada.

E vale ressaltar, que possuímos tecnologias para melhorar os processos e tornar o trabalho mais produtivo. Portanto, contamos com um software passível de alterações para melhor adequação dos assuntos dos seus documentos.

DEFINIÇÃO DO PRAZO DE GUARDA

Período em que o documento deve permanecer arquivado mediante a fase corrente e intermediária.

O prazo de guarda é definido em duas fases:

fase corrente: utilizado com frequência, devendo por isso ficar próximo ao departamento que pretende utilizá-lo. O Prazo estabelecido para fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente utilizado.

fase intermediária: período em que o documento ainda pode ser utilizado com frequência menor, podendo assim ser transferido ao depósito, embora que fique à disposição do mesmo gestor.

Conforme a legislação brasileira, durante esses períodos os prazos de guarda devem seguir algumas variáveis:

Órgãos que têm local de armazenamento de documentos, mas que precisam de serviços de arquivamento intermediário, devem redefinir, mediante as características de cada fase, os prazos sem que o período total de guarda seja alterado.

Neste sentido, os órgãos devem ter um dos seguintes setores:

arquivo setorial: documentos que permanecem dentro da organização;

arquivo central: documentos que permanecem no depósito do órgão, mas podem ser requeridos a qualquer momento;

arquivo intermediário: cujo gerenciamento deve ser realizado por uma organização arquivística pública nos âmbitos federais, estaduais e municipais.

Os  órgãos que não têm local de armazenamento e serviços de arquivamento intermediário devem fazer o próprio armazenamento de documentos em localidades próximas ao trabalho.

DESTINAÇÃO FINAL E OBSERVAÇÕES

A destinação estabelecida pode ser a eliminação, quando o documento não possui mais valor secundário ou guarda permanente, quando possui valor histórico, como também para fins de prova.

Consideramos que as informações importantes podem ser esquecidas pelos gestores dentro do prazo de arquivamento, assim deixamos um espaço reservado para observações especificas. Nesse espaço destacamos orientações e justificativas relacionadas aos documentos, para auxiliar e facilitar o destino de toda a documentação contida na tabela.

 

Estamos prontos para ajudar a sua empresa a modernizar a gestão documental através da implantação da tabela de temporalidade documental. Solicite hoje mesmo um orçamento.

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