GREENDOC Workflow


Visão Geral

O GREENDOC Workflow é uma ferramenta capaz de agilizar os processos internos do dia a dia da organização, transformando atividades realizadas de forma manual para o meio digital e automatizando serviços, diminuindo consideravelmente o tempo levado para realização de tarefas, sejam de baixa ou alta complexidade. A ferramenta é capaz de executar uma estrutura de atividades e gerenciar o roteamento de documentos e informações entre vários usuários durante a sua execução, desde a sua criação até o seu encerramento.

Benefícios

  • Redução na utilização de papel e perda de documentos e informações.
  • Maior agilidade na entrega de atividades.
  • Sistema flexível, processos podem ser remodelados para otimização ou melhor se adequar a necessidades.
  • Permite uma visão macro de um processo, identificação de pontos críticos de atraso ou sobrecarga de atividades, permitindo melhoria contínua dos processos corporativos.
  • Todas as informações de execução dos processos, como dados das tarefas e usuários que as executaram, ficam registradas podem ser consultadas a qualquer momento por usuários que possuírem acesso.
  • Documentos podem ser gerados automaticamente, reduzindo a ocorrência de erros, e permitindo um armazenamento e acesso mais ágeis e eficientes.
  • Processos em execução podem ser acompanhados, assim como suas tarefas podem ser redirecionadas para outros usuários para agilizar uma tarefa ou serviço.
  • Mensagens são enviadas aos responsáveis quando uma tarefa pode estar atrasada ou seu prazo está encerrando, evitando que atividades atrasem por esquecimento.

Características

  • Interface intuitiva, de fácil compreensão
  • Processos flexíveis, de fácil alteração e adaptação para melhor atender as necessidades do cliente.
  • Adaptável ao organograma de qualquer tipo de empresa ou organização, identificando cargos, setores e equipes de trabalho, facilitando a atribuição de responsabilidades.
  • Segurança na guarda, impossibilitando extravio.
  • Permite o acompanhamento das atvidades em execução em tempo real através de um painel administrativo gerencial, com informações de responsáveis e tempos de execução de atividades.
  • Redução de custo com arquivo, pessoal, espaço físico, e desperdícios de papel.
  • Permite o envio de documentos físicos que forem digitalizados se tornarem parte do processo digital.
  • Segurança no acesso a informação e a documentos, através de login e senha, utilizando um sistema de permissões para cada usuário de forma individual.
  • Usuários podem configurar uma assinatura digital pessoal, caso possuam, e assinar digitalmente documentos com validade jurídica, eliminando a necessidade de documentos físicos.
  • Integração com Sistema de GED GREENDOC Manager, assim que os processos são encerrados e arquivados, já estão disponíveis para consulta.

Assinatura Digital

A Assinatura Digital é um Certificado Digital pessoal, vinculado a uma pessoa física, é um mecanismo de segurança eletrônica que assegura a integridade, autenticidade, confidencialidade e o não-repúdio dos documentos assinados digitalmente.

O Sistema GREENDOC Workflow oferece a possibilidade de importar uma chave de segurança a partir de um certificado digital emitido por uma entidade competente no padrão ICP-Brasil, permitindo que documentos sejam assinados de forma digital com validade jurídica, garantindo a segurança do documento, sendo possível verificar a assinatura tanto através do GREENDOC Workflow, do GREENDOC Manager ou de outros aplicativos de assinatura e validação digital de documentos.